特定のユーザーの案件へのアクセスを停止するには、そのユーザーを案件から外す必要があります。
案件から外されると、工程に適用されているそのユーザーの担当ラベルや、保存した工程フィルタに含まれる担当ラベルも削除されます。また、外されるユーザーが、所属している制作チームの最後のメンバーであるとき、その制作チームのアサインラベルも削除されます。
案件から外されたユーザーはその案件へのアクセスができなくなりますが、スペース内の他の招待されている案件にはアクセスできます。スペース全体へのアクセスを停止したいときは、該当ユーザーのアカウントをスペースから削除する必要があります。
ユーザーを案件から外す方法
2通りの方法があり、個別にユーザーを案件から外すか、アクセスが行われていないユーザーを自動で案件から外すことができます。
個別にユーザーを案件から外す
左側のメニューの下部にある “メンバー一覧” を選択すると、メンバーが一覧されたダイアログが表示されます。
案件から外したいメンバーの行の右側にある削除アイコンをクリックすると、確認のためのメッセージが表示されます。削除対象に間違いがなければ “OK” を選択してメンバーを案件から削除します。
アクセスが行われていないユーザーを自動で案件から外す
半年 (180日以上) アクセスのないユーザーを自動的に案件から外す機能です。大勢のユーザーで進行している案件で、個別に1人づつユーザーを管理することが難しいときや、退職者の管理を自動化したいときに利用できます。
左側のメニューの設定から “案件情報” を選びます。
オプションの中から “半年以上アクセスのないユーザーを案件から自動的に外す” を有効にします。
案件に招待されたものの、これまでアクセスしていないユーザーや、最終アクセスが記録されるようになる前にアクセスし、それ以降アクセスしていないユーザーの最終アクセス日は、このオプションを有効にした日に自動的に設定されます。
何日ログインしていないかを調べる
メンバー一覧のダイアログにある “最終アクセス” を見ると、最後にいつ Save Point にアクセスしたかを調べることができます。30日を超えると表記は “一ヶ月前” など月単位の表示に切り替わります。
月表示のときは、マウスオーバーすると何日前にアクセスしたかを表示します。
ユーザーへの事前通知
案件から外される30日前と10日前に、該当のユーザーに向けて、所属していた案件から外されることをメールで通知します。
メールに該当案件のURLが記載されているので、受信したユーザーがアクセスすると最終アクセス時間が更新され、案件から外される対象ではなくなります。
管理者への通知
発注元管理者、該当案件の案件管理者には、案件から自動で外されたユーザーの一覧がメールで通知されます。案件から外されたユーザーがいないときは通知は行われません。メールは案件ごとに送られるため、複数の案件の管理者であるとき、複数のメールが送信される可能性があります。
案件から外されたユーザーを再度案件にアクセスできるようにするには、案件にユーザーを再度追加してください。